Berufsständische Versorgungswerke in der Entgeltabrechnung

Berufsständische Versorgungswerke sind eine eigenständige Form der Altersversorgung für kammerfähige freie Berufe. Sie sind in der Regel als landesrechtlich geregelte Körperschaften oder Anstalten des öffentlichen Rechts organisiert und unterliegen der Aufsicht der jeweiligen Bundesländer. Für bestimmte Berufsgruppen übernehmen sie funktional die Rolle, die für die meisten Arbeitnehmer:innen die gesetzliche Rentenversicherung einnimmt – vorausgesetzt, es liegt eine Befreiung nach § 6 SGB VI vor.

Zu den klassischen Berufsgruppen mit eigenem Versorgungswerk zählen unter anderem Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Apotheker:innen, Rechtsanwält:innen, Notar:innen, Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Architekt:innen, Ingenieur:innen, Tierärzt:innen und Psychotherapeut:innen. Als Lohnbuchhalter:in oder Arbeitgeber begegnen Ihnen diese Konstellationen vor allem dann, wenn Angehörige dieser Berufe in einem Angestelltenverhältnis tätig sind – etwa als angestellte Ärztin im Krankenhaus oder als angestellter Steuerberater in einer Kanzlei.

Der sozialversicherungsrechtliche Kern der berufsständischen Befreiung liegt in § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB VI. Diese Norm regelt die Befreiung von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung für Personen, die aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung Mitglied einer berufsständischen Kammer und zugleich eines berufsständischen Versorgungswerks sind.

Daneben sind zwei weitere Ebenen relevant:

• Die landesrechtlichen Versorgungswerksgesetze sowie die Satzungen der einzelnen Versorgungswerke regeln Beitragspflicht, Beitragshöhe und Leistungen im Detail. Diese Regelwerke unterscheiden sich zwischen den Bundesländern und Berufsgruppen teils erheblich.
• Die berufsrechtlichen Grundlagen der Kammern – etwa die Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), die Bundesärzteordnung (BÄO) oder das Steuerberatungsgesetz (StBerG) – begründen die Pflichtmitgliedschaft in der jeweiligen Kammer, die wiederum Voraussetzung für die Versorgungswerksmitgliedschaft ist.

Wichtig für die Praxis: Die berufsständische Befreiung nach § 6 SGB VI ist ein völlig eigenständiges Verfahren und darf nicht mit der Rentenversicherungsbefreiung im Minijob verwechselt werden – dazu später mehr.

In Deutschland gibt es rund 90 bis 91 berufsständische Versorgungswerke mit zusammen über einer Million Mitgliedern. Für die Praxis lohnt sich eine grobe Einordnung nach Berufsgruppen:

• Ärztliche Versorgungswerke – für approbierte Ärzt:innen, organisiert auf Länderebene über die Ärztekammern.
• Versorgungswerke der Rechtsanwält:innen – jeweils an die regionalen Rechtsanwaltskammern angebunden.
• Versorgungswerke der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen – häufig gemeinsam organisiert.
• Architekt:innen- und Ingenieurversorgungswerke – ebenfalls länderspezifisch ausgestaltet.
• Versorgungswerke für Zahnärzt:innen, Tierärzt:innen, Apotheker:innen und Psychotherapeut:innen – meist eigenständige Einrichtungen je Berufsgruppe und Bundesland.

Davon zu unterscheiden sind freiwillige, branchenspezifische Zusatzversorgungsmodelle, wie sie etwa im Handwerk oder im Hotel- und Gaststättengewerbe existieren. Diese treten nicht an die Stelle der gesetzlichen Rentenversicherung, sondern ergänzen sie – eine Befreiung nach § 6 SGB VI ist damit nicht verbunden.

Die Befreiung von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht setzt nach § 6 SGB VI drei Punkte voraus:

• Die beschäftigte Person ist aufgrund ihrer konkreten Beschäftigung Pflichtmitglied einer berufsständischen Kammer.
• Sie ist zugleich Pflichtmitglied im zugehörigen Versorgungswerk – eine freiwillige Mitgliedschaft reicht ausdrücklich nicht aus.
• Die ausgeübte Tätigkeit entspricht dem kammerpflichtigen Beruf. Eine angestellte Rechtsanwältin, die tatsächlich als Rechtsanwältin arbeitet, erfüllt diese Voraussetzung. Übt dieselbe Person hingegen eine allgemeine Sachbearbeitungstätigkeit ohne Bezug zum anwaltlichen Berufsbild aus, kann die Befreiung infrage stehen.

Typische Praxiskonstellationen sind der angestellte Arzt im Krankenhaus, die angestellte Steuerberaterin in einer Kanzlei oder der angestellte Architekt in einem Planungsbüro. In allen Fällen gilt: Den Befreiungsantrag stellen die Arbeitnehmer:innen selbst – der Arbeitgeber ist daran nicht beteiligt, benötigt aber im Anschluss den Befreiungsbescheid, um die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung korrekt vorzunehmen.

In der Praxis läuft das Befreiungsverfahren typischerweise in folgenden Schritten ab:

1. Nach der Einstellung wird die Kammer- und Versorgungswerksmitgliedschaft der neuen Beschäftigten festgestellt.
2. Die Mitarbeitenden stellen den Befreiungsantrag über ihr Versorgungswerk, in der Regel elektronisch.
3. Das Versorgungswerk leitet den Antrag an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) weiter.
4. Die DRV prüft den Antrag und erteilt den Befreiungsbescheid – oder lehnt den Antrag ab, wenn die Voraussetzungen nicht vorliegen.

Entscheidend für die Lohnabrechnung ist die Frist: Wird der Antrag innerhalb von drei Monaten nach Beginn der Beschäftigung gestellt, wirkt die Befreiung rückwirkend auf den Beschäftigungsbeginn. Wird diese Frist versäumt, wirkt die Befreiung erst ab dem Tag des Antragseingangs beim Versorgungswerk. Für die Zeit dazwischen entsteht eine echte Doppelversicherung mit doppelter Beitragspflicht – sowohl zur DRV als auch zum Versorgungswerk.

Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob ist ein eigenständiges Verfahren mit eigener Rechtsgrundlage und eigener Meldelogik. Hier stellen Beschäftigte den Antrag schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber, der die Befreiung an die Minijob-Zentrale meldet. Mit berufsständischen Versorgungswerken hat dieses Verfahren nichts zu tun – eine Vermischung beider Regelungen in der Personalpraxis führt regelmäßig zu Fehlern bei der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung.

Aus Sicht von HR, Payroll und Betriebsprüfung treten in der Praxis wiederkehrende Fehlerquellen auf:

• Versäumen der Drei-Monats-Frist: Die Befreiung wirkt dann nicht rückwirkend auf den Beschäftigungsbeginn, sondern erst ab dem Tag des Antragseingangs beim Versorgungswerk. Für den davorliegenden Zeitraum bleibt es bei der Doppelbeitragspflicht zur DRV und zum Versorgungswerk, ohne dass die bereits gezahlten DRV-Beiträge nachträglich erstattet werden.
• Unklare Berufsausübung: Ein kammerpflichtiger Titel allein genügt nicht – entspricht die tatsächliche Tätigkeit nicht dem kammerpflichtigen Beruf, kann die Befreiung abgelehnt werden.
• Fehlende Ablage des Befreiungsbescheids: Rechnet der Arbeitgeber nicht zur DRV ab, obwohl kein Befreiungsbescheid vorliegt, drohen bei Betriebsprüfungen Beitragsnachforderungen.
• Fortlaufende DRV-Beiträge trotz vorliegendem Befreiungsbescheid: Führt zu unnötigen Doppelzahlungen und aufwendigen Korrekturen in der Entgeltabrechnung.
• Verwechslung mit der Minijob-Befreiung: Beide Verfahren folgen unterschiedlicher Logik und dürfen nicht parallel behandelt werden.

Eine saubere Dokumentation und klare Prozesse beim Onboarding sowie bei Stellenwechseln sind daher unverzichtbar, um diese Risiken zu vermeiden.

Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht werden Mitarbeitende mit bewilligter Befreiung nicht mehr der gesetzlichen Rentenversicherung, sondern dem Versorgungswerk zugeordnet. Die Beitragsberechnung orientiert sich häufig an den Beitragssätzen der DRV, ist im Detail jedoch satzungsabhängig – die Beitragssätze des jeweiligen Versorgungswerks sollten daher stets geprüft werden.

Für die praktische Umsetzung im Lohnprogramm empfiehlt sich:

• Einrichtung einer eigenen Personengruppe bzw. Beitragsgruppe für „Versorgungswerk statt DRV".
• Hinterlegung des korrekten Beitragssatzes sowie der Fälligkeit – regelmäßig der 15. des Folgemonats.
• Technische Trennung der Beitragskonten, etwa unter der Bezeichnung „Beiträge berufsständliche Versorgungswerke".
• Monatliche Datenübermittlung an das Versorgungswerk über das jeweilige Portal oder die bereitgestellten Schnittstellen.

Je nach Versorgungswerk kann die Beitragsschuld beim Arbeitgeber oder beim Arbeitnehmer liegen, der den Beitrag selbst entrichtet. Diese Frage ist stets anhand der jeweiligen Satzung zu klären.

Bei der steuerlichen Behandlung ist klar zu unterscheiden:

• Gesetzlich geschuldete Pflichtbeiträge des Arbeitgebers ins Versorgungswerk werden wie Pflichtbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung behandelt und sind nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfrei, soweit sie an die Stelle der gesetzlichen Pflichtbeiträge treten.
• Freiwillige zusätzliche Arbeitgeberbeiträge oder Zuschüsse ins Versorgungswerk sind dagegen grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn und im Bruttoarbeitslohn zu erfassen.

Die Arbeitnehmerbeiträge selbst werden als Vorsorgeaufwendungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung berücksichtigt und wirken sich nicht direkt im laufenden Lohnsteuerabzug aus.

Für Unternehmen, Kanzleien und Praxen empfiehlt sich ein standardisierter Prozess:

• Onboarding-Checkliste: Kammerzugehörigkeit und Versorgungswerksmitgliedschaft frühzeitig erfassen und auf die Befreiungsfristen hinweisen.
• Dokumentation: Befreiungsantrag und Befreiungsbescheid systematisch in der Personalakte ablegen.
• Lohnsystem-Konfiguration: Spezifische Stammdatenfelder und Beitragsgruppen für Versorgungswerksmitglieder einrichten.
• Laufende Überwachung: Prüfung bei Tätigkeitswechsel, Teilzeitwechsel, Nebentätigkeiten wie Minijobs sowie bei Kammerwechseln.

Ziel dieses Prozesses ist eine rechtssichere Entgeltabrechnung ohne Doppelbeiträge und mit klarer Nachvollziehbarkeit im Fall einer Betriebsprüfung. Bei Unsicherheiten zur konkreten Satzung oder zur steuerlichen Behandlung im Einzelfall empfiehlt sich die enge Abstimmung mit dem zuständigen Versorgungswerk sowie dem steuerlichen Berater.