Lohnsteuer und Steuer-ID: Haftungsrisiken bei ausländischen Saisonkräften

Steuer-ID und ELStAM verstehen

Seit der Umstellung auf das Verfahren der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ist die steuerliche Identifikationsnummer – kurz Steuer-ID – das einzige zulässige Ordnungsmerkmal für den Lohnsteuerabzug. Frühere Verfahren, bei denen der Arbeitgeber Lohnsteuerabzugsmerkmale anhand einer Steuernummer oder papierbasierter Lohnsteuerkarten abgerufen hat, sind damit vollständig abgelöst.

Arbeitgeber sind nach § 39e EStG verpflichtet, jeden neuen Arbeitnehmer mit dessen Steuer-ID im ELStAM-Verfahren anzumelden. Erst durch diese Anmeldung erhält der Arbeitgeber die für die Lohnsteuerberechnung maßgeblichen Merkmale – Steuerklasse, Freibeträge, Kirchensteuermerkmal – automatisiert vom Finanzamt.

Ohne Steuer-ID ist diese Anmeldung technisch nicht möglich. Das ist kein verwaltungstechnisches Detail, sondern der Ausgangspunkt für die im Folgenden beschriebenen Haftungsrisiken.

Ausländische Saisonkräfte und Lohnsteuer

Ausländische Saisonkräfte, die in Deutschland keinen Wohnsitz und keinen gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind mit ihren inländischen Einkünften in der Regel beschränkt steuerpflichtig. Der für die Tätigkeit in Deutschland gezahlte Arbeitslohn unterliegt dabei unabhängig vom ausländischen Wohnsitz dem inländischen Lohnsteuerabzug – die Lohnsteuer wirkt hier faktisch als Quellensteuer, die der Arbeitgeber einzubehalten und abzuführen hat.

Für den korrekten Steuerabzug ist die Steuer-ID auch bei dieser Personengruppe zwingend erforderlich. Sie ist die Grundlage dafür, dass der Arbeitgeber die zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen kann – unabhängig davon, ob die Saisonkraft dauerhaft oder nur für wenige Wochen beschäftigt wird.

Fehlende Steuer-ID: Was passiert in der Praxis?

Kann ein Arbeitnehmer nicht im ELStAM-Verfahren angemeldet werden – weil die Steuer-ID fehlt oder der Arbeitgeber die Anmeldung versäumt –, ist die Lohnsteuer grundsätzlich nach Steuerklasse VI zu berechnen. Steuerklasse VI ist die ungünstigste Steuerklasse und dient als gesetzliche Auffanglösung, wenn keine gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmale vorliegen.

Das Haftungsrisiko

Wendet der Arbeitgeber stattdessen ohne ELStAM-Anmeldung eine günstigere Steuerklasse an – etwa aus Kulanz oder mangels korrekter Prüfung „vorläufig“ Steuerklasse I –, wird zu wenig Lohnsteuer einbehalten. Für diesen Fehlbetrag kann der Arbeitgeber im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung in Haftung genommen werden, da er als Entrichtungspflichtiger für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer verantwortlich bleibt.

Die Drei-Monats-Ausnahme

Eine Ausnahme besteht, wenn die fehlende Steuer-ID nicht im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers liegt – etwa weil die Identifikationsnummer noch nicht zugeteilt wurde oder eine technische Störung im Verfahren vorliegt. In diesem Fall darf die Lohnsteuer für maximal drei Kalendermonate ausnahmsweise nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen berechnet werden.

Steuer-ID ermitteln und beantragen

Fehlt einem Arbeitnehmer die Steuer-ID oder ist sie ihm nicht bekannt, kann der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen bei der Ermittlung unterstützen:

• Vollmacht nach § 80 AO: Mit einer entsprechenden Vollmacht des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber beim zuständigen Finanzamt oder beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Ermittlung bzw. Mitteilung der Steuer-ID anstoßen.
• Formlose Anfrage unter Angabe der Identitätsdaten: Auch ohne bestehende Vollmacht ist häufig eine formlose Anfrage möglich, sofern die Identität des Arbeitnehmers eindeutig nachgewiesen werden kann.
• Rückgriff auf frühere Lohnsteuerbescheinigungen: Wurde der Arbeitnehmer bereits in einem Vorjahr in Deutschland beschäftigt, lässt sich die Steuer-ID häufig anhand einer früher übermittelten Lohnsteuerbescheinigung nachvollziehen.

Diese Möglichkeiten stoßen bei kurzfristig beschäftigten ausländischen Saisonkräften jedoch häufig an Grenzen: Liegt keine Vorjahresbeschäftigung und damit keine frühere Lohnsteuerbescheinigung vor, bleibt oft nur die direkte Anfrage beim Finanzamt – deren Bearbeitungsdauer die kurze Beschäftigungszeit mitunter überschreitet. Genau in solchen Fällen gewinnt die geordnete Anwendung der Drei-Monats-Ausnahme bzw. von Steuerklasse VI an praktischer Bedeutung.

Der Sonderfall: Antragsformular 010250 für nicht meldepflichtige Personen

Für einen erheblichen Teil der ausländischen Saisonkräfte greift keine der oben genannten Ermittlungswege – schlicht weil sie in Deutschland gar keinen Wohnsitz begründen und sich deshalb nie beim Einwohnermeldeamt anmelden. Ohne Anmeldung entsteht aber auch keine Steuer-ID über den regulären Meldeweg, denn dieser läuft normalerweise automatisch über die Meldebehörden. Für genau diese Konstellation hat die Finanzverwaltung mit dem Vordruck 010250 – „Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nicht meldepflichtige Personen durch das Finanzamt" – ein eigenes Verfahren geschaffen.

Der Vordruck richtet sich ausdrücklich an Personen, die in Deutschland arbeiten oder arbeiten sollen, ohne meldepflichtig zu sein – also ohne inländischen Wohnsitz und ohne Anmeldung einer Wohnung. Damit ist er das zentrale Instrument für ausländische Saisonarbeitskräfte, die nur für einen begrenzten Zeitraum nach Deutschland kommen, in einer Betriebsunterkunft oder Gemeinschaftsunterkunft untergebracht sind und keine eigenständige Wohnsitzanmeldung vornehmen.

Ablauf der Beantragung in der Praxis

1. Formular beschaffen und ausfüllen: Der Vordruck 010250 ist über das Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung abrufbar. Anzugeben sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, ausländische Anschrift), Angaben zum inländischen Aufenthalt sowie Name und Anschrift des Arbeitgebers.
2. Identität nachweisen: Dem Antrag ist regelmäßig eine Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (Reisepass oder Personalausweis) beizufügen, damit die Identität zweifelsfrei zugeordnet werden kann.
3. Arbeitgeberdaten ergänzen: Da der Antrag im Zusammenhang mit einer Beschäftigung gestellt wird, ist die Angabe des Arbeitgebers und – sofern bekannt – dessen Steuernummer vorgesehen. Arbeitgeber unterstützen den Prozess in der Praxis, indem sie diese Angaben bereitstellen und die Saisonkraft beim Ausfüllen anleiten.
4. Einreichung beim zuständigen Finanzamt: Der ausgefüllte Antrag wird beim Finanzamt eingereicht, in dessen Bezirk der Arbeitgeber ansässig ist bzw. die Beschäftigung ausgeübt wird. Das Finanzamt prüft die Angaben und leitet den Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weiter, das die Steuer-ID zentral vergibt.
5. Zuteilung und Mitteilung: Nach Prüfung teilt das BZSt die Steuer-ID zu. Die Mitteilung erfolgt schriftlich an die im Antrag angegebene Anschrift – wahlweise kann, sofern im Antrag vermerkt, auch der Arbeitgeber oder ein Bevollmächtigter als Zustellungsadresse hinterlegt werden, was den Zugriff in der Praxis erheblich erleichtert.

Entscheidend für die Personalabteilung ist der zeitliche Faktor: Die Bearbeitung über den Vordruck 010250 nimmt erfahrungsgemäß mehrere Wochen in Anspruch und lässt sich damit nicht immer innerhalb einer kurzen Saisonbeschäftigung abschließen. Arbeitgeber sollten den Antrag daher so früh wie möglich – idealerweise bereits im Rahmen des Onboardings – anstoßen und parallel die Anwendung von Steuerklasse VI bzw. der Drei-Monats-Ausnahme für den Übergangszeitraum sauber dokumentieren.

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