Was ändert sich ab dem 1. Januar 2027?
Mit der Neuregelung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit: Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die in § 8 BVV genannten Entgeltunterlagen elektronisch zu führen und bereitzustellen.
Die digitale Personalakte wird damit – zumindest für den Bereich der Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen – faktisch zur gesetzlichen Pflicht.
Was sind Entgeltunterlagen nach § 8 BVV?
- Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
- Sozialversicherungsnachweise und Meldebescheinigungen
- Arbeitszeitaufzeichnungen (insb. bei Minijobbern)
- Nachweise über steuerfreie Zuschläge (z.B. Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit)
- Entgeltbescheinigungen für Beschäftigte
- Beitragsnachweise gegenüber Sozialversicherungsträgern
Warum ist das relevant?
Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Tools, aber die revisionssichere, gesetzeskonforme Aufbewahrung stellt höhere Anforderungen:
- Unveränderlichkeit der Dokumente nach Erstellung
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Audit-Trail)
- Datenschutzkonforme Zugriffssteuerung (DSGVO)
- Langfristige Lesbarkeit über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (mind. 5 Jahre)
Zeitplan und Handlungsempfehlungen
Bis Januar 2027 ist die Vorbereitungszeit knapp – handeln Sie jetzt:
- Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen werden noch in Papierform geführt?
- Softwareauswahl: Prüfen Sie, ob Ihre Lohnbuchhaltungssoftware die Anforderungen erfüllt
- Prozessanpassung: Papierbasierte Abläufe auf digitale Prozesse umstellen
- Datenschutz prüfen: DSGVO-konforme Zugriffsrechte sicherstellen
- Mitarbeiter schulen: HR- und Lohnbuchhaltungsteams auf neue Abläufe vorbereiten
- Steuerberater einbeziehen: Abstimmung über revisionssichere Archivierung
Vertiefung
Den vollständigen Pflichtkatalog des § 8 Abs. 2 BVV, die Aufbewahrungsfristen und eine Ablagestruktur für die Betriebsprüfung finden Sie im Fachbeitrag Elektronische Entgeltunterlagen: Was Arbeitgeber nach § 8 BVV digital führen müssen.
Fazit
Die Pflicht zur digitalen Entgeltunterlage ist eine Chance, Prozesse zu modernisieren und langfristig Zeit und Kosten zu sparen. Handeln Sie frühzeitig, um die Frist komfortabel einzuhalten.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.