Elektronische Entgeltunterlagen: Was Arbeitgeber nach § 8 BVV digital führen müssen

Arbeitgeber sind verpflichtet, für jede beschäftigte Person Entgeltunterlagen zu führen – getrennt nach Kalenderjahren und in deutscher Sprache. Die Grundpflicht ergibt sich aus § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV. Welche Angaben und Unterlagen dazu gehören und welche davon in elektronischer Form vorliegen müssen, konkretisiert § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Die elektronische Führung ist vor allem für die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p SGB IV von Bedeutung. Der Prüfdienst greift im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP, § 28p Abs. 6a SGB IV) auf digital übermittelte Abrechnungsdaten zu und erwartet, dass die begleitenden Unterlagen geordnet und elektronisch verfügbar sind.

In der Praxis wird häufig von einer „Pflicht zur digitalen Personalakte ab 2027" gesprochen. Diese Formulierung ist ungenau. Die Vorschrift betrifft nicht die Personalakte als solche, sondern einen klar umrissenen Katalog beitrags- und abrechnungsrelevanter Unterlagen.

Wichtig: Es besteht keine gesetzliche Pflicht, die vollständige Personalakte digital zu führen. Elektronisch verpflichtend sind jedoch die in § 8 Abs. 2 BVV ausdrücklich benannten, beitrags- und abrechnungsrelevanten Entgeltunterlagen.

Schnellübersicht

Frage	Antwort
Wer ist betroffen?	Alle Arbeitgeber, die Beschäftigte im Sinne des SGB IV haben – unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform.
Welche Unterlagen müssen elektronisch vorliegen?	Die in § 8 Abs. 2 BVV aufgezählten begleitenden Unterlagen (Abschnitt 2), soweit sie im konkreten Beschäftigungsverhältnis relevant sind.
Ab wann gilt die Pflicht ausnahmslos?	Ab dem 1. Januar 2027. Die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV endet zum 31. Dezember 2026.

---

1. Gesetzlicher Rahmen

Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen beruht nicht auf einer einzelnen Vorschrift. Maßgeblich sind insbesondere § 28f SGB IV, § 8 BVV und § 9 BVV. Daneben bestehen lohnsteuerliche Aufzeichnungspflichten (Lohnkonto) und unfallversicherungsrechtliche Pflichten, die eigene Anforderungen an Inhalt und Aufbewahrung stellen.

Thema	Kernaussage	Fundstelle
Führung der Entgeltunterlagen	Arbeitgeber müssen für jeden Beschäftigten und getrennt nach Kalenderjahren Entgeltunterlagen in deutscher Sprache führen.	§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV
Inhalt der Entgeltunterlagen	Die erforderlichen Angaben und Unterlagen ergeben sich aus § 8 BVV.	§ 8 BVV
Elektronische Unterlagen	Die in § 8 Abs. 2 BVV bezeichneten Unterlagen sind elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.	§ 8 Abs. 2 BVV
Elektronische Speicherung und Befreiung	Bis zum 31. Dezember 2026 kann der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag von der elektronischen Führung befreien. Ab 1. Januar 2027 gilt die Pflicht ohne diese Befreiungsoption.	§ 8 Abs. 3 BVV
Beitragsabrechnung	Der Arbeitgeber muss die Beitragsabrechnung so führen, dass eine Prüfung der Sozialversicherungsbeiträge möglich ist.	§ 9 BVV
Aufbewahrung	Sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen sind nach den Vorgaben des § 28f SGB IV geordnet aufzubewahren.	§ 28f Abs. 1 SGB IV
Lohnkonto	Arbeitgeber müssen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen und die gesetzlichen Lohnsteueraufzeichnungen beachten.	§ 41 EStG, § 4 LStDV
Unfallversicherung	Auch für die gesetzliche Unfallversicherung sind Entgeltunterlagen und Aufzeichnungen zu führen.	§ 165 SGB VII

Stichtage im Überblick

Zeitraum	Rechtslage
Seit 1. Januar 2022	Die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
Bis 31. Dezember 2026	Auf Antrag kann der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien (§ 8 Abs. 3 BVV). Papierunterlagen sind in diesem Fall geordnet und prüfbar vorzuhalten.
Ab 1. Januar 2027	Die elektronische Führung gilt ausnahmslos; eine Befreiung ist nicht mehr vorgesehen.

Praxis-Hinweis: Nicht jede Information aus der Personalakte ist eine Entgeltunterlage. Entscheidend ist, ob die Unterlage für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung, die Beitragsberechnung, das Meldeverfahren oder die Prüfung erforderlich ist.

Abgrenzung: Personalakte und Entgeltunterlagen

Merkmal	Personalakte (arbeitsrechtlich)	Entgeltunterlagen (sozialversicherungs- und steuerrechtlich)
Gesetzliche Pflicht zur Führung	Für private Arbeitgeber nicht ausdrücklich geregelt	Ja (§ 28f SGB IV, § 41 EStG)
Pflicht zur elektronischen Form	Nein	Ja, für die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV
Inhalt	Alle das Arbeitsverhältnis betreffenden Unterlagen	Beitrags-, melde- und abrechnungsrelevante Unterlagen
Prüfende Stelle	Arbeitsgerichte, Aufsichtsbehörden	Deutsche Rentenversicherung (§ 28p SGB IV), Finanzverwaltung (Lohnsteuer-Außenprüfung), Unfallversicherungsträger
Aufbewahrung	Keine einheitliche Frist; datenschutzrechtliche Grenzen	Je nach Unterlage nach § 28f SGB IV, § 41 EStG, § 147 AO, § 17 MiLoG

In der Praxis überschneiden sich beide Bereiche stark. Viele Unternehmen führen deshalb eine integrierte digitale Personalakte, in der die Entgeltunterlagen als eigener, klar abgegrenzter Bereich geführt werden.

---

2. Zwingend elektronisch nach § 8 BVV

§ 8 Abs. 2 BVV enthält den maßgeblichen Katalog der begleitenden Unterlagen, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Aufzunehmen sind nur Unterlagen, die im jeweiligen Beschäftigungsverhältnis tatsächlich anfallen. Eine Vollständigkeitsprüfung erfolgt daher stets bezogen auf den Einzelfall.

Elektronisch vorzuhaltende Unterlage	Praxisbeispiele und Bedeutung	Fundstelle
Nachweise zu Staatsangehörigkeit und Versicherungsstatus	Nachweise zur Staatsangehörigkeit sowie zur Versicherungsfreiheit oder zur Befreiung von der Versicherungspflicht, beispielsweise Immatrikulationsbescheinigungen, Rentenbescheide, Ernennungsurkunden oder sonstige Unterlagen zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung.	§ 8 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. § 8 Abs. 1 Satz 1 BVV
Nachweise zur Entsendung	Unterlagen, aus denen Art und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung im Rahmen einer Entsendung hervorgehen.	§ 8 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. § 8 Abs. 1 Satz 1 BVV
Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel	Arbeitserlaubnisse oder Aufenthaltstitel, wenn diese für die Beschäftigung relevant sind.	§ 8 Abs. 2 Nr. 2 BVV
DEÜV-Meldedatensätze	Anmeldungen, Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen und weitere Meldungen zur Sozialversicherung.	§ 8 Abs. 2 Nr. 3 BVV
Rückmeldungen der Einzugsstellen	Daten der von den Krankenkassen und Einzugsstellen übermittelten Meldungen, sofern sie Auswirkungen auf die Beitragsberechnung oder den Versicherungsstatus haben.	§ 8 Abs. 2 Nr. 3a BVV
Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit im Minijob	Erklärung eines geringfügig entlohnten Beschäftigten zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit, soweit einschlägig.	§ 8 Abs. 2 Nr. 4 BVV
Befreiungsantrag im Minijob	Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung, einschließlich des dokumentierten Eingangsdatums beim Arbeitgeber.	§ 8 Abs. 2 Nr. 4a BVV
Aufhebung der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht	Antrag auf Aufhebung der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, einschließlich des dokumentierten Eingangsdatums beim Arbeitgeber.	§ 8 Abs. 2 BVV
Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigung	Elektronische Mitgliedsbescheinigung oder elektronische Rückmeldung der gewählten Krankenkasse.	§ 8 Abs. 2 Nr. 5 BVV
Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen	Niederschrift nach § 2 NachwG; regelmäßig kann ein vollständiger schriftlicher Arbeitsvertrag diese Funktion erfüllen.	§ 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV, § 2 NachwG
Weitere Beschäftigungen und Vorbeschäftigungen	Erklärungen bei Minijobs zu weiteren Beschäftigungen sowie bei kurzfristigen Beschäftigungen zu Vorbeschäftigungszeiten und zur Mitteilung weiterer Tätigkeiten.	§ 8 Abs. 2 Nr. 7 BVV
Krankenversicherung bei kurzfristiger Beschäftigung	Nachweis über bestehenden Krankenversicherungsschutz in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.	§ 8 Abs. 2 Nr. 7a BVV
Statusfeststellungsverfahren	Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status, die dazugehörigen Unterlagen sowie der Bescheid der Deutschen Rentenversicherung Bund.	§ 8 Abs. 2 Nr. 8 BVV, § 7a SGB IV
Gutachterliche Äußerungen im Statusfeststellungsverfahren	Gutachterliche Äußerungen sowie die Dokumentation zu ihrer Weitergabe im Verfahren nach § 7a SGB IV.	§ 8 Abs. 2 BVV, § 7a SGB IV
Entscheidung über Versicherungspflicht	Bescheid der Einzugsstelle zur Versicherungspflicht.	§ 8 Abs. 2 Nr. 9 BVV, § 28h Abs. 2 SGB IV
Übernommene Studiengebühren	Steuerliche Bescheinigung, wenn vom Arbeitgeber übernommene Studiengebühren nicht als Arbeitslohn bewertet werden.	§ 8 Abs. 2 Nr. 10 BVV
Nachweise zur Pflegeversicherung	Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder unter 25 Jahren für die Pflegeversicherung.	§ 8 Abs. 2 Nr. 11 BVV, § 55 SGB XI
Verzicht auf Entgeltansprüche	Erklärung über den Auszahlungsverzicht auf zustehende Entgeltansprüche, soweit beitragsrechtlich relevant.	§ 8 Abs. 2 Nr. 12 BVV
Arbeitszeitaufzeichnungen	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, soweit Dokumentationspflichten nach Mindestlohngesetz oder Arbeitnehmer-Entsendegesetz bestehen.	§ 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV, § 17 MiLoG, § 19 AEntG
Pflegeunterstützungsgeld	Bescheinigung der Pflegekasse bei kurzzeitiger Arbeitsverhinderung.	§ 8 Abs. 2 Nr. 14 BVV
Pflegezeit	Erklärung des Beschäftigten zur Inanspruchnahme von Pflegezeit.	§ 8 Abs. 2 Nr. 15 BVV, § 3 PflegeZG
Insolvenzschutz von Wertguthaben	Nachweise über den Insolvenzschutz von Wertguthaben aus flexiblen Arbeitszeitregelungen.	§ 8 Abs. 2 BVV, § 7e SGB IV
Seeschifffahrt und Binnenschifffahrt	Besatzungslisten und Seetagebücher von Seefahrtbetrieben, Heuerverträge sowie Schiffsatteste und Rheinschifffahrtszugehörigkeitsurkunden, soweit ein entsprechender Betrieb betroffen ist.	§ 8 Abs. 2 Nr. 16 BVV
Elektronische Bescheinigungen für Sozialleistungen	Daten der übermittelten elektronischen Bescheinigungen, insbesondere Entgeltbescheinigungen für Krankengeld, Mutterschaftsgeld und Übergangsgeld sowie Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit (BEA).	§ 8 Abs. 2 Nr. 18 BVV, §§ 106 bis 106c SGB IV, §§ 312 ff. SGB III
Ausnahmevereinbarung bei Auslandstätigkeit	Erklärung des Beschäftigten im Zusammenhang mit Ausnahmevereinbarungen nach europäischem Sozialversicherungsrecht.	§ 8 Abs. 2 Nr. 18a BVV, Art. 16 VO (EG) Nr. 883/2004
Verzicht auf RV-Freiheit bei Vollrente	Erklärung bei Bezug einer Altersvollrente oder bestimmten Versorgungsbezügen, inklusive Nachweis des Eingangsdatums.	§ 8 Abs. 2 Nr. 19 BVV
Zustimmung zum Eintritt der Versicherungspflicht	Zustimmung des Erwerbstätigen in den besonderen gesetzlich vorgesehenen Statusfällen.	§ 8 Abs. 2 Nr. 20 BVV, § 127 SGB IV

Nicht jeder Beschäftigte benötigt sämtliche genannten Nachweise. Die digitale Entgeltakte ist individuell nach Beschäftigungsart, Versicherungsstatus und besonderem Sachverhalt aufzubauen. Typische Fallgruppen mit erhöhtem Dokumentationsbedarf sind Minijobs, kurzfristige Beschäftigungen, Werkstudenten, Beschäftigte mit Rentenbezug, Beschäftigte mit Auslandstätigkeit sowie Beschäftigte mit Pflegezeiten.

---

Exkurs: Müssen Kinderdaten trotz digitalem Abrufverfahren (DaBPV) noch in die digitale Akte?

Seit dem 1. Juli 2025 ist das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung (DaBPV, in der Praxis oft auch verkürzt DAPV genannt) für Arbeitgeber verpflichtend.

Viele Betriebe fragen sich seither, ob Geburtsurkunden und Nachweise zur Elterneigenschaft überhaupt noch in die digitale Personalakte gehören. Die Antwort lautet: Im Regelfall nein – in wichtigen Sonderfällen zwingend ja.

Regelfall: Elektronischer Rückmeldedatensatz ersetzt Belege

Konnten die Elterneigenschaft sowie die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder unter 25 Jahren über den automatisierten Abruf (via DSRV und BZSt) erfolgreich ermittelt werden, gilt:

• Datensparsamkeit nach DSGVO: Arbeitgeber dürfen in diesen Fällen keine Kopien von Geburtsurkunden, Abstammungsurkunden oder Auszügen aus dem Familienstammbuch mehr von den Beschäftigten anfordern.
• Elektronische Ablagepflicht (§ 8 Abs. 2 Nr. 11 i. V. m. Nr. 3a BVV): Der abgerufene elektronische Rückmeldedatensatz einschließlich Melde-ID, Status, Prüfvermerk und Zeitstempel muss dauerhaft und unveränderbar im Abrechnungssystem beziehungsweise in den digitalen Entgeltunterlagen gespeichert bleiben. Er dient als amtlicher Nachweis für die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung.

Ausnahmen: Wann Dokumente weiterhin als Scan in die Entgeltakte gehören

Kann das digitale Verfahren ein Kind nicht automatisiert identifizieren oder weicht die gemeldete Anzahl ab, lebt die Pflicht zur manuellen Beibringung von Nachweisen wieder auf. In folgenden Fallkonstellationen müssen Dokumente digitalisiert (PDF oder Scan) zu den Entgeltunterlagen genommen werden:

Fallkonstellation	Erforderlicher manueller Nachweis	Warum DaBPV nicht greift
Stiefkinder	Heiratsurkunde oder Nachweis der eingetragenen Lebenspartnerschaft plus Meldebescheinigung der gemeinsamen Wohnung	Stiefeltern-Verhältnisse sind in den BZSt-Steuerdaten melderechtlich nicht originär verknüpft.
Pflegekinder	Amtliche Bescheinigung des Jugendamtes über das Pflegeverhältnis nach § 56 Abs. 2 Nr. 2 SGB I	Pflegekindschaften basieren auf Fürsorgeverhältnissen, nicht auf rechtlicher Abstammung.
Laufende Adoptionen	Bescheinigung des Vormundschaftsgerichts oder Jugendamts über die Adoptionspflege (§ 1744 BGB)	Das Kind ist rechtlich noch nicht final dem Annehmenden zugeordnet.
Kinder mit Wohnsitz im Ausland	Amtliche ausländische Geburtsurkunde, gegebenenfalls mit beglaubigter deutscher Übersetzung	Kinder ohne deutschen Wohnsitz besitzen in der Regel keine deutsche Steuer-Identifikationsnummer im BZSt-Register.
Systemdiskrepanzen und Registerlücken	Geburtsurkunde oder steuerlicher Freibetragsnachweis	Der Abruf schlägt trotz bestehender Elternschaft fehl, etwa bei älteren Geburtsjahrgängen mit unvollständigen Registerdaten.

Strenge Vorgaben für die Praxis

Werden Nachweise in Ausnahmefällen manuell eingereicht, müssen Lohnbüros und Personalabteilungen zwingend zwei Regeln beachten:

Kein bloßer Sichtvermerk: Nach den Vorgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung reicht ein Textvermerk wie „Geburtsurkunde lag im Original vor" nicht mehr aus. Das Nachweisdokument muss als elektronische Datei in den Entgeltunterlagen hinterlegt sein.

Eingangsdatum unveränderbar dokumentieren: Das Datum des Eingangs im Betrieb muss nachweisbar sein. Grund: Nach § 55 Abs. 3 Satz 6 SGB XI wirkt die Berücksichtigung von Neugeborenen nur dann rückwirkend auf den Monat der Geburt zurück, wenn der Nachweis innerhalb von drei Monaten nach der Geburt vorgelegt wird.

---

3. Zusätzlich elektronisch bereitzuhalten

Neben dem Unterlagenkatalog des § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber weitere Daten und Unterlagen für Lohnabrechnung, Beitragszahlung, Lohnsteuer und Betriebsprüfung bereithalten. Die konkrete elektronische Form folgt hier teilweise aus dem jeweiligen Meldeverfahren, aus der eingesetzten Abrechnungssoftware oder aus steuerlichen Dokumentationspflichten – nicht aus § 8 Abs. 2 BVV selbst.

Unterlage oder Datensatz	Bedeutung für Lohnabrechnung und Prüfung	Fundstelle
Beschäftigtenverzeichnis	Übersicht der Beschäftigten je Abrechnungszeitraum, geordnet nach den Anforderungen der Beitragsabrechnung.	§ 9 BVV
Beitragsabrechnung	Abrechnungsdaten zur Berechnung, Zuordnung und Kontrolle der Gesamtsozialversicherungsbeiträge.	§ 9 BVV
Beitragsnachweise	Elektronisch übermittelte Beitragsnachweise sowie die zugehörigen Abrechnungs- und Übermittlungsdaten.	§ 28f Abs. 3 SGB IV
Lohnkonto	Lohnsteuerliche Aufzeichnungen über laufenden Arbeitslohn, sonstige Bezüge, Steuerabzüge und weitere lohnsteuerlich relevante Daten.	§ 41 EStG, § 4 LStDV
Belege zum Lohnkonto	Nachweise für steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungen, zum Beispiel Reisekosten, Sachbezüge, Dienstwagen, betriebliche Altersversorgung oder Zuschläge.	§ 41 EStG, § 4 LStDV
ELStAM- und Lohnsteuerbescheinigungsdaten	Elektronische Abruf- und Rückmeldedaten der Finanzverwaltung sowie Daten der Lohnsteuerbescheinigung.	§ 39e EStG, § 41b EStG
Unfallversicherungs-Lohnnachweis	Daten und Unterlagen für die gesetzliche Unfallversicherung und den digitalen Lohnnachweis.	§ 165 SGB VII, § 99 SGB IV
AAG-Erstattungsanträge	Elektronische Anträge und Rückmeldungen zu U1- und U2-Erstattungen, soweit solche Verfahren genutzt werden.	§ 2 AAG, § 3 AAG
A1-Bescheinigungen	Elektronische Anträge und Bescheide bei vorübergehender grenzüberschreitender Tätigkeit.	Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004, Art. 16 VO (EG) Nr. 883/2004
Kurzarbeitergeld-Unterlagen	Arbeitsausfallanzeige, Abrechnungslisten, Soll- und Ist-Entgeltberechnungen sowie prüfbare Arbeitszeitnachweise, sofern Kurzarbeitergeld beantragt wird.	§§ 95 ff. SGB III
Elektronische Arbeitsbescheinigung	Elektronisch übermittelte Arbeitsbescheinigungen bei Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen.	§ 312 SGB III

Hinweis: Nicht jede dieser Unterlagen muss zwingend im selben Ablagesystem wie die Personalakte gespeichert werden. Entscheidend ist, dass sie geordnet, vollständig und für berechtigte Prüfungen ohne unangemessene Verzögerung verfügbar sind.

Bereitstellung in der Betriebsprüfung

Der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Seit 2023 sind die Entgeltabrechnungsdaten grundsätzlich elektronisch im Verfahren der euBP zu übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGB IV); eine Befreiung auf Antrag ist nach dieser Vorschrift ebenfalls nur bis zum 31. Dezember 2026 vorgesehen. Die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV werden in der Regel ergänzend angefordert – als elektronische Dokumente, über einen Systemzugriff oder als geordnete Dokumentenlisten.

Der Prüfer verlangt keine vollständige Übergabe der Personalakte, sondern geordnete, dem einzelnen Beschäftigten und Kalenderjahr zuordenbare Unterlagen. Eine gemeinsame Ablagelogik aus Abrechnungssystem und Dokumentenarchiv erleichtert diese Bereitstellung erheblich.

---

4. Aufbewahrungsfristen

Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für alle Personal- und Lohnunterlagen. Entscheidend sind die Rechtsgrundlage und die Funktion des jeweiligen Dokuments. Gelten für eine Unterlage mehrere Fristen gleichzeitig, ist im Zweifel die längere Aufbewahrungsfrist maßgeblich.

Unterlagenbereich	Grundsatz zur Aufbewahrung	Fundstelle
Sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen	Aufbewahrung bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres.	§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV
Lohnkonto	Aufbewahrung bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Lohnsteuerliche Belege	Aufbewahrung nach den steuerlichen Vorschriften; bei Belegen mit Buchungsbelegcharakter gelten die Fristen des § 147 AO (Buchungsbelege derzeit acht Jahre, § 147 Abs. 3 AO).	§ 147 AO, § 41 EStG
Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG	Aufbewahrung für mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, soweit die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG besteht.	§ 17 Abs. 1 MiLoG
Arbeitszeitaufzeichnungen nach AEntG	Aufbewahrung für mindestens zwei Jahre, soweit die Dokumentationspflicht nach § 19 AEntG besteht.	§ 19 Abs. 1 AEntG
Unterlagen mit mehreren Rechtsbezügen	Es ist die längste einschlägige Aufbewahrungsfrist anzuwenden.	Allgemeiner Praxisgrundsatz aus den jeweils einschlägigen Rechtsnormen

Drei Punkte sind in der Praxis besonders zu beachten:

• Eine Ablage „nur bis zur nächsten Lohnprüfung" kann unzureichend sein, wenn steuerliche, arbeitsrechtliche oder andere Aufbewahrungsfristen länger laufen.
• Ein Dokument kann gleichzeitig sozialversicherungs-, steuer- und arbeitsrechtlich relevant sein. Die Frist richtet sich dann nach der längsten einschlägigen Vorschrift.
• Die konkrete Löschung muss zusätzlich datenschutzrechtlich zulässig sein (Art. 17 DSGVO). Nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden; ein dokumentiertes Löschkonzept ist deshalb Teil einer ordnungsgemäßen Entgeltakte.

---

5. Praxisempfehlung für die digitale Personalakte

Die folgenden Empfehlungen richten sich an Unternehmen, Lohnbüros und Steuerkanzleien, die ihre Ablage bis zum 1. Januar 2027 auf die Anforderungen des § 8 BVV ausrichten wollen. Sie beschreiben eine bewährte Struktur, keine gesetzlich vorgegebene Form.

Empfohlene Ordnerstruktur

01 Stammdaten und Beschäftigung

• Arbeitsvertrag und Nachweis nach dem Nachweisgesetz
• Personaldaten und Krankenkassennachweise
• Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
• Versicherungsstatus, Werkstudentenstatus und Befreiungen
• Statusfeststellungsverfahren
• Entsendung und A1-Unterlagen

02 Sozialversicherung und Meldungen

• DEÜV-Meldungen
• Rückmeldungen der Einzugsstellen
• Beitragsnachweise
• Minijob-Unterlagen
• Unterlagen kurzfristig Beschäftigter
• Pflegeversicherungsnachweise
• Rentner- und RV-Optionserklärungen

03 Entgelt und Abrechnung

• Lohnkonto
• Lohnabrechnungen und Lohnjournale
• Nachweise zu Zuschlägen
• Sachbezüge
• Reisekosten
• Dienstwagen
• betriebliche Altersversorgung
• steuerfreie und pauschal versteuerte Leistungen

04 Zeit und Abwesenheit

• Arbeitszeitnachweise nach MiLoG oder AEntG
• Pflegezeit
• Pflegeunterstützungsgeld
• Elternzeit, Mutterschutz und Arbeitsunfähigkeit, soweit für die Abrechnung erforderlich
• Kurzarbeit, soweit vorhanden

05 Austritt und Behördenverfahren

• BEA-Arbeitsbescheinigungen
• Abmeldungen
• AAG-Erstattungen
• KUG-Unterlagen
• Schriftverkehr und Bescheide von Sozialversicherungsträgern, soweit entgeltrelevant

Checkliste: Prüfungsfest digital archivieren

• Jede Unterlage eindeutig einem Beschäftigten und einem Kalenderjahr zuordnen.
• Dokumenttyp, Erstellungsdatum, Eingangsdatum und Gültigkeitszeitraum erfassen – bei Befreiungsanträgen und Verzichtserklärungen ist das Eingangsdatum selbst Teil der Pflichtangabe.
• Papierunterlagen, soweit sie nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch zu führen sind, zeitnah digitalisieren.
• Lesbarkeit, Vollständigkeit und Schutz vor unbemerkter Veränderung sicherstellen.
• Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben.
• Aufbewahrungs- und Löschkonzept dokumentieren.
• Regelmäßig prüfen, ob die Unterlagen vollständig sind und ob gesetzliche Änderungen Anpassungen erfordern.
• Die Ablagestruktur auf die euBP und die eingesetzte Lohnabrechnungssoftware abstimmen.

Typische Fehler in der Praxis

Fehler	Beschreibung	Risiko
Scan ohne Ordnung	Dokumente werden gescannt, aber ohne Zuordnung zu Beschäftigtem, Kalenderjahr und Dokumenttyp abgelegt.	Unterlagen sind in der Prüfung nicht auffindbar oder nicht zuordenbar.
Fehlende Trennung von Abrechnungssystem und Archiv	Alles liegt nur im Lohnsystem; begleitende Unterlagen (Verträge, Bescheide, Erklärungen) fehlen.	Katalog des § 8 Abs. 2 BVV wird nicht vollständig erfüllt.
Befreiung als Aufschub missverstanden	Die Umstellung wird bis Ende 2026 aufgeschoben.	Zeitdruck, Systemwechsel unter Prüfungsdruck.
Unklare Zuständigkeiten	Personalabteilung und Lohnbuchhaltung nutzen getrennte Systeme ohne gemeinsame Sicht.	Lücken im digitalen Bestand.
Aufbewahrungsfristen nicht hinterlegt	Dokumente werden zu früh gelöscht oder unbegrenzt gespeichert.	Verletzung von Aufbewahrungspflichten oder Datenschutzverstöße.
Eingangsdatum nicht dokumentiert	Bei Befreiungsanträgen (§ 8 Abs. 2 Nr. 4a BVV) und Verzichtserklärungen fehlt das Eingangsdatum.	Beginn der beitragsrechtlichen Wirkung ist nicht nachweisbar.

Praxisbeispiel: Umstellung in einem Betrieb mit 25 Beschäftigten

Ein Gastronomiebetrieb mit 25 Beschäftigten, darunter mehrere Minijobber und kurzfristig Beschäftigte, führt die Personalunterlagen bisher in Papierform. Die Lohnabrechnung erfolgt über einen externen Dienstleister.

Schritt	Maßnahme
1	Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV liegen je Beschäftigtem vor, welche fehlen? Besonders relevant: Befreiungsanträge und Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen bei Minijobbern, Arbeitszeitnachweise nach § 17 MiLoG.
2	Auswahl eines Dokumentenarchivs und Festlegung der Ordnerstruktur (Abschnitt 5).
3	Digitalisierung der Bestandsunterlagen mit Zuordnung zu Beschäftigtem, Kalenderjahr und Dokumenttyp.
4	Abstimmung mit dem Abrechnungsdienstleister: Welche Datensätze (DEÜV, Beitragsnachweise, BEA) liegen dort und wie werden sie für die Prüfung bereitgestellt?
5	Zugriffsrechte, Aufbewahrungs- und Löschkonzept festlegen.
6	Probelauf: Vollständigkeitsprüfung anhand des Katalogs in Abschnitt 2 für alle Beschäftigten vor dem 1. Januar 2027.

---

Fazit

• § 8 BVV ist der zentrale Pflichtenkatalog für elektronisch zu führende begleitende Entgeltunterlagen.
• Die Vorschrift begründet keine vollständig digitale Personalakte, erfasst aber einen wesentlichen Teil der lohn- und sozialversicherungsrelevanten Beschäftigtenunterlagen.
• Unternehmen sollten rechtzeitig vor dem 1. Januar 2027 eine strukturierte, datenschutzkonforme und prüfungsfeste digitale Entgeltakte einrichten; die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV endet zum 31. Dezember 2026.
• Besonders wichtig sind Arbeitsvertrag beziehungsweise Nachweis nach dem Nachweisgesetz, DEÜV-Daten, Krankenkassen- und Statusunterlagen, Minijob-Nachweise, Arbeitszeitaufzeichnungen sowie besondere Bescheinigungen und Behördenentscheidungen.
• Eine saubere Dokumentenstruktur verringert Rückfragen, reduziert Risiken in der Betriebsprüfung und erleichtert die laufende Lohnabrechnung.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Sozialversicherungsberatung im Einzelfall dar. Die konkreten Aufbewahrungs-, Dokumentations- und Meldepflichten können je nach Beschäftigungsform, Branche, Tarifbindung, Förderverfahren und Einzelfall abweichen. Bei Zweifeln sollte eine qualifizierte Lohn-, Steuer- oder Rechtsberatung hinzugezogen werden.

Quellen

• § 28f SGB IV – Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung
• § 28p SGB IV – Prüfung bei den Arbeitgebern
• § 8 BVV – Entgeltunterlagen
• § 9 BVV – Beitragsabrechnung
• § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug
• § 4 LStDV – Lohnkonto
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 165 SGB VII – Nachweise und Aufzeichnungen der Unternehmer
• § 17 MiLoG – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• § 19 AEntG – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• § 2 NachwG – Nachweispflicht
• § 3 PflegeZG – Pflegezeit
• § 7a SGB IV – Feststellung des Erwerbsstatus
• § 7e SGB IV – Insolvenzschutz von Wertguthaben
• § 106 SGB IV – Elektronische Entgeltbescheinigung
• § 127 SGB IV – Zeitpunkt des Eintritts der Versicherungspflicht
• § 28h SGB IV – Einzugsstellen
• § 55 SGB XI – Beitragssatz, Beitragsbemessungsgrenze
• § 56 SGB I – Sonderrechtsnachfolge (Pflegekindschaftsverhältnis)
• § 1744 BGB – Adoptionspflege
• § 312 SGB III – Arbeitsbescheinigung