U1-Verfahren nach dem AAG: Entgeltfortzahlung richtig berechnen und erstatten lassen
Anspruchsdauer in Kalendertagen, Entgelthöhe nach dem Entgeltausfallprinzip – und warum die arbeitstägige Berechnung in klassischen Fünf-Tage-Wochen oft wirtschaftlich vorteilhafter ist.
Zielgruppe: Lohnbuchhalter:innen, Steuerkanzleien, Payroll-Dienstleister und Arztpraxen
1. Kurz-Einstieg: Was ist das U1-Verfahren nach dem AAG?
Das U1-Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist der gesetzliche Ausgleichsmechanismus für Arbeitgeberaufwendungen bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigten zahlen monatlich Umlagebeiträge und erhalten im Gegenzug einen Teil der fortgezahlten Lohnkosten von der Krankenkasse zurückerstattet.
Grundlage ist § 1 AAG (Anspruch und Umfang der Erstattung): Die Krankenkasse erstattet dem Arbeitgeber einen Teil des fortgezahlten Arbeitsentgelts sowie der darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge. Der Erstattungssatz wird von jeder Krankenkasse satzungsrechtlich festgelegt und liegt typischerweise zwischen ca. 40 % und 80 % der fortgezahlten Lohnkosten.
2. Rechtsrahmen: Anspruchsdauer vs. Berechnungsmethode
Die Dauer des Entgeltfortzahlungsanspruchs beträgt grundsätzlich sechs Wochen (= 42 Kalendertage) je Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Für die Bemessung der Dauer sind also Kalendertage maßgebend – der Anspruch endet nach sechs Wochen unabhängig davon, wie viele Arbeitstage in diesen Zeitraum fallen.
Die Höhe des fortzuzahlenden Entgelts hingegen richtet sich nach dem Entgeltausfallprinzip des § 4 EntgFG: Fortgezahlt wird das Arbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit infolge der Arbeitsunfähigkeit ohne diese erhalten hätte. Die Berechnung knüpft also an die konkrete Arbeitszeitstruktur und das reguläre Entgelt an – nicht an einen pauschalen Kalendertagessatz.
Kernunterscheidung
Anspruchsdauer
6 Wochen = 42 Kalendertage
(§ 3 Abs. 1 EntgFG)
Entgelthöhe
Entgeltausfallprinzip
(§ 4 EntgFG) bei regelmäßiger Arbeitszeit
Das U1-Verfahren setzt auf dem fortgezahlten Arbeitsentgelt auf: Die Erstattung berechnet sich prozentual vom fortgezahlten Bruttoentgelt (und den darauf entfallenden SV-Beiträgen). Werden Entgelthöhe oder Zeiträume unzutreffend ermittelt, fließt dieser Fehler unmittelbar in den U1-Antrag und die Erstattung.
3. Arbeitstage vs. Kalendertage: zulässige Berechnungswege
Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Teilmonat sind in der Praxis zwei Berechnungswege verbreitet:
a) Arbeitstage-Methode (Entgeltausfallprinzip)
Das Monatsentgelt wird durch die tatsächlichen Arbeitstage des Monats geteilt; der Tageswert wird mit den ausgefallenen Arbeitstagen multipliziert:
Diese Methode entspricht dem Entgeltausfallprinzip des § 4 EntgFG am genauesten, weil sie die individuelle Arbeitsverteilung des Monats abbildet.
b) Kalendertage-Methode (1/30-Methode)
Das Monatsentgelt wird pauschal durch 30 Kalendertage geteilt; der Tageswert wird mit den ausgefallenen Kalendertagen multipliziert:
Diese Methode rechnet mit einem durchschnittlichen Monatsfaktor und ist bei der direkten Faktorisierung arbeitsrechtlich nur zulässig, wenn sie dem Entgeltausfallprinzip entspricht oder tariflich ausdrücklich geregelt ist (§ 4 Abs. 4 EntgFG).
4. Praxisbeispiel mit Vergleichsrechnung
Sachverhalt
- Festes Monatsgehalt: 3.000 €
- Regelmäßige Arbeitszeit: Montag bis Freitag (Fünf-Tage-Woche)
- Arbeitstage im Monat: 21
- Krankheitsbedingter Ausfall: 5 zusammenhängende Arbeitstage (Mo–Fr)
Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wie derselbe Krankheitsfall – je nach Berechnungsmethode – zu unterschiedlichen fortgezahlten Entgelten und damit zu unterschiedlichen U1-Erstattungen führt.
5. Vergleichstabelle
| Berechnungsaspekt | Arbeitstage-Methode | Kalendertage-Methode |
|---|---|---|
| Grundlage der Berechnung | Entgeltausfallprinzip, Teilung durch tatsächliche Arbeitstage des Monats | Durchschnitt 1/30 des Monatsentgelts, Teilung durch 30 Kalendertage |
| Monatsentgelt | 3.000 € | 3.000 € |
| Anzahl Arbeitstage im Monat | 21 Arbeitstage (inkl. relevanter Feiertage) | – |
| Anzahl Kalendertage im Monat | – | 30 Kalendertage (vereinfachende Standardannahme) |
| Divisor | 21 Arbeitstage | 30 Kalendertage |
| Tageswert | 3.000 ÷ 21 = 142,86 € pro Arbeitstag | 3.000 ÷ 30 = 100 € pro Kalendertag |
| Krankheitsbedingter Ausfall | 5 Arbeitstage | 5 Kalendertage (entspricht denselben Tagen) |
| Fortzuzahlendes Arbeitsentgelt | 142,86 × 5 = 714,30 € | 100 × 5 = 500,00 € |
| Erstattungssatz U1 (Beispiel) | 80 % nach § 1 Abs. 1 AAG (typische Satzung) | 80 % nach § 1 Abs. 1 AAG (typische Satzung) |
| U1-Erstattungsbetrag (ohne SV-Anteile) | 714,30 × 80 % = 571,44 € | 500,00 × 80 % = 400,00 € |
| Differenz im fortgezahlten Entgelt | – | 214,30 € weniger als bei Arbeitstagen |
| Differenz im U1-Erstattungsbetrag | – | 171,44 € weniger als bei Arbeitstagen |
Beispielhafte Rechnung; SV-Anteile auf das fortgezahlte Entgelt sind im Erstattungsbetrag zusätzlich geltend zu machen. Erstattungssatz kassenspezifisch.
6. Fachliche Bewertung und Praxishinweise
Die arbeitstägige Berechnung bildet in typischen Fünf-Tage-Wochen die tatsächliche Vergütungssituation präziser ab – und führt bei Ausfallzeiträumen von Montag bis Freitag zugleich zu einer höheren U1-Erstattung. Im Beispiel beträgt der Unterschied bei der reinen Lohnerstattung 171,44 € zugunsten der Arbeitstage-Methode; die Differenz beim fortgezahlten Entgelt liegt sogar bei 214,30 €.
Entscheidend ist aber immer die arbeitsrechtlich zulässige und im Betrieb gelebte Berechnungsmethode (Entgeltausfallprinzip, ggf. Tarifvertrag). Die U1-Anträge müssen materiell korrekt sein und mit den tatsächlichen Entgeltfortzahlungsbeträgen übereinstimmen. Eine Methode darf nicht allein zur Erstattungsoptimierung gewählt werden, wenn sie arbeitsrechtlich nicht gedeckt ist.
- Prüfen Sie im Mandantenbestand, ob Entgeltfortzahlungssysteme pauschal nach Kalendertagen rechnen, obwohl die arbeitstägliche Methode nach Entgeltausfallprinzip besser passen würde. In klassischen Fünf-Tage-Wochen mit häufigen AU-Zeiträumen von Montag bis Freitag kann die richtige arbeitstägliche Berechnung zu spürbar höheren U1-Erstattungen führen.
- Stimmen Sie fachliche Berechnung und technische Umsetzung im Lohnsystem sorgfältig ab – die beste Berechnung nützt nichts, wenn das Lohnprogramm den falschen Divisor ansetzt.
Kernaussage
Anspruchsdauer = Kalendertage (6 Wochen = 42 Kalendertage). Entgelthöhe = Entgeltausfall bei regelmäßiger Arbeitszeit (Arbeitstage). Daraus ergibt sich in klassischen Fünf-Tage-Wochen häufig ein wirtschaftlicher Vorteil zugunsten der arbeitstäglichen Methode – vorausgesetzt, sie ist arbeitsrechtlich zulässig und im Betrieb so gelebt.
7. Verfahrenshinweis zum elektronischen AAG-Antrag
U1-Erstattungen werden ausschließlich elektronisch im Rahmen des maschinellen AAG-Antragsverfahrens an die Krankenkassen übermittelt. Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht hierzu verbindliche Grundsätze und Datensatzbeschreibungen, die die technischen und inhaltlichen Anforderungen an den Erstattungsantrag festlegen.
Dieser Fachbeitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Beratung im Einzelfall. Erstattungssätze und Satzungsregelungen sind kassenspezifisch und regelmäßig zu prüfen.
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