Vorgehensweise zur Rechnungsstellung der VIP-Loge

Wie die Rechnung des Logenbetreibers aufgebaut sein muss, damit die gewählte Aufteilung trägt, der Vorsteuerabzug gesichert ist und der Bewirtungsnachweis gelingt.

Arbeitshilfe zur Vorbereitung der Gesamtwürdigung; sie ersetzt keine rechtliche Beurteilung des Einzelfalls. Zur Absicherung kommen eine Anrufungsauskunft nach § 42e EStG und eine Abstimmung mit dem Rentenversicherungsträger in Betracht. Rechtsstand der Prüfkriterien: 2026-08-13.

1.Vertrag vor Saisonbeginn prüfen

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Leistungskomponenten einzeln benennen: Werbung, Bewirtung, Eintrittsberechtigung, gegebenenfalls Raumnutzung
Werbeleistungen konkret beschreiben, etwa Bandenwerbung, Logopräsenz, Anzeigen, Nennung im Stadionheft
Wertansätze oder Aufteilungsmaßstab vertraglich festhalten
Anzahl Plätze und Veranstaltungen sowie Zusatzleistungen aufführen

2.Rechnungsaufbau mit dem Betreiber abstimmen

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Je Komponente eigene Rechnungsposition mit Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Leistungszeitraum der Saison angeben, bei Vorauszahlungen Anzahlungsrechnungen mit Schlussrechnung
Bewirtung gesondert ausweisen, wenn sie tatsächlich einzeln abgerechnet wird
Bewusste Entscheidung dokumentieren: Eine Einzelabrechnung der Bewirtung schließt die Vereinfachung 40:30:30 aus

3.Formelle Anforderungen sichern

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Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig, Leistungsbeschreibung eindeutig
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV; für den Betriebsausgabenabzug ist der Leistungszeitpunkt gleichwohl erforderlich
E-Rechnung: Empfangsbereitschaft seit 01.01.2025, Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle inländischen Unternehmer

4.Bewirtungsnachweis je Veranstaltung

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Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe schriftlich festhalten
Bei Bewirtung im Bewirtungsbetrieb die Rechnung beifügen
Digitale Eigenbelege und elektronische Bewirtungsrechnungen mit Zeitstempel, Freigabe und eindeutiger Verknüpfung

5.Aufzeichnung der Zuwendungen

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Geschenke einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen
Empfänger benennen können; die Pauschalierung nach § 37b EStG ersetzt die Empfängerbenennung nicht
Getrennte Konten für Werbung, Bewirtung, abziehbare und nicht abziehbare Zuwendungen, Pauschalsteuer und Sozialversicherung

6.Umsatzsteuer und Weiterbelastung

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Vorsteuerabzug nach § 15 UStG, Ausschluss für den Geschenkanteil
Bewirtung: Vorsteuerabzug bleibt trotz Formverstößen erhalten
Weiterbelastung von Plätzen an Dritte ist ein steuerpflichtiger Ausgangsumsatz und kein Geschenk

7.Fristen und Abschluss

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Wahlrecht einheitlich je Personenkreis bis zur letzten Lohnsteuer-Anmeldung des Kalenderjahres, spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres
Anmeldung der Pauschalsteuer mit der Lohnsteuer-Anmeldung
Beitragsrechtliche Zuordnung je Arbeitnehmer im Entgeltabrechnungssystem
Belegablage revisionssicher nach GoBD

Entscheidungshilfe zur Rechnungsgestaltung

1. Sind Werbeleistungen vertraglich vereinbart und beschrieben?

2. Ist die Bewirtung im Paketpreis enthalten oder wird sie gesondert abgerechnet?

3. Wird die Loge außerhalb der Veranstaltungen mindestens wöchentlich betrieblich genutzt?

Zeitplan der E-Rechnung

Zeitpunkt	Pflicht	Betroffener Kreis	Fundstelle
seit 01.01.2025	Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen	alle inländischen Unternehmer	§ 27 Abs. 38 UStG
bis 31.12.2026	Übergangsregelung: sonstige Rechnungen weiter zulässig	alle inländischen Unternehmer	§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
ab 01.01.2027	Ausstellungspflicht für E-Rechnungen	Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
ab 01.01.2028	Ausstellungspflicht für E-Rechnungen	alle inländischen Unternehmer	§ 27 Abs. 38 UStG

Für Bewirtungsrechnungen gelten die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 19.11.2025 an digitale Eigenbelege: Zeitstempel, dokumentierte Freigabe und eindeutige Verknüpfung von Beleg und Rechnung.

Musterschreiben an den Betreiber

Ausgabe ohne Logo und ohne Plattformhinweis, ausschließlich mit Ihrer Firmierung.

Absender (Firmierung)

Empfänger (Betreiber, Verein, Vermarkter)

Schreiben

Kontierungsvorschlag

Vorschlag; er ist an den im Unternehmen verwendeten Kontenrahmen anzupassen.

Komponente	Ertragsteuerliche Behandlung	Vorsteuer	Fundstelle
Werbeaufwand	voll abziehbare Betriebsausgabe	voller Abzug	§ 4 Abs. 4 EStG; § 15 UStG
Bewirtung, abziehbarer Anteil 70 Prozent	abziehbar	voller Abzug	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG; § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG
Bewirtung, nicht abziehbarer Anteil 30 Prozent	außerbilanzielle Hinzurechnung	voller Abzug	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG
Geschenke bis 50 Euro je Empfänger und Jahr	abziehbar bei getrennter Aufzeichnung	voller Abzug	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1, Abs. 7 EStG
Geschenke über 50 Euro je Empfänger und Jahr	nicht abziehbar	kein Abzug	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG; § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG
Pauschalsteuer nach § 37b EStG auf Geschenke an Kunden	teilt das Schicksal der Zuwendung, daher nicht abziehbar	entfällt	BFH vom 30.03.2017 – IV R 13/14
Pauschalsteuer nach § 37b Abs. 2 EStG auf Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer	abziehbarer Personalaufwand	entfällt	§ 4 Abs. 4 EStG
Sozialversicherung auf Zuwendungen mit Vorteilscharakter	abziehbarer Personalaufwand	entfällt	§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV im Umkehrschluss