Lohnkonto: gesetzliche Grundlage und Zweck
Rechtsgrundlage, Inhalte und Aufbewahrungsfristen des arbeitgeberseitigen Lohnkontos.
Das Lohnkonto ist das zentrale Dokumentationsinstrument der Entgeltabrechnung – für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr gesondert zu führen. Es bildet die Basis, auf der Lohnsteuerbescheinigungen und Betriebsprüfungen aufsetzen.
Definition
Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen, in dem die für den Lohnsteuerabzug notwendigen Angaben fortlaufend erfasst werden.
Gesetzliche Grundlage
Rechtsgrundlagen sind § 41 Abs. 1 EStG sowie § 4 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Beide Vorschriften konkretisieren, welche Angaben im Lohnkonto zu führen sind und wie die Führung zu erfolgen hat.
Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten sind grundsätzlich bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die letzte im Lohnkonto eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.
Praxisrelevanz für die Entgeltabrechnung
Das Lohnkonto erleichtert dem Finanzamt die Prüfung der korrekten Lohnsteuerermittlung und dient dem Arbeitgeber gleichzeitig als Nachweis der abgerechneten Entgelte, Bezüge und Abzüge. Typische Inhalte eines Lohnkontos sind:
- persönliche Daten des Arbeitnehmers, Steuer-ID und Steuerklasse
- Sozialversicherungsnummer und zuständige Krankenkasse
- Abrechnungszeiträume und Bruttoentgelt
- steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Bezüge, einschließlich Einmalzahlungen
- einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
- Sozialversicherungsbeiträge und resultierender Nettobetrag
In der Praxis wird das Lohnkonto heute regelmäßig automatisiert durch die Lohnabrechnungssoftware geführt – die inhaltliche Vollständigkeit bleibt jedoch in der Verantwortung des Arbeitgebers.
Typische Fehler in der Praxis
- Lohnkonten werden nicht für jedes Kalenderjahr gesondert geführt
- Pflichtangaben nach § 4 LStDV fehlen oder sind unvollständig
- Aufbewahrungsfristen werden falsch berechnet oder Unterlagen vorzeitig gelöscht
- Abweichungen zwischen Lohnkonto und tatsächlich ausgezahlten Beträgen werden nicht plausibilisiert
Checkliste: Was Arbeitgeber beachten sollten
Für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein vollständiges Lohnkonto führen
Pflichtangaben nach § 4 LStDV regelmäßig auf Vollständigkeit prüfen
Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach der letzten Lohnzahlung im Archivierungsprozess abbilden
Lohnkonto regelmäßig mit den tatsächlich abgerechneten Beträgen abgleichen
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